Kodėl šablonai sutaupo jūsų laiką?
Šablonai yra jūsų laiko taupytuvai. Jei kiekvieną kartą rankiniu būdu rašote tas pačias informacijas, tai nėra efektyvus būdas. Žmonės, kurie naudoja šablonus, sutaupo vidutiniškai 4-5 valandas per savaitę — tai faktiškai savaitės darbo laikas!
Pirmasis šablonas yra svarbiausias. Jis nustato jūsų darbo procesą. Ir žinote ką? Jei šiandien praleisit 30 minučių jo nustatymui, sekančias 52 savaites jis dirbs jums. Tai gera investicija.
Pirmasis žingsnis: Surinkite savo dokumentus
Pirmiausia, jums reikia suprasti, su kokiais dokumentais jūs dažniausiai dirbate. Ar tai SF-1 formos? Ar mokesčių deklaracijos? Ar biuro sąmatos? Susidėkite šiuos dokumentus į vieną vietą. Tai užims maždaug 5 minutes.
Patikrinimo sąrašas
- Susirinkite 3-5 pastarųjų mėnesių dokumentus
- Atkreipkite dėmesį į pasikartojančius laukus
- Žymėkite informaciją, kuri nesikeičia
- Nustatykite dinaminius laukus (kurie kinta)
Yra tam tikri laukai, kurie visada išlieka tokie patys — jūsų bendrovės pavadinimas, mokesčių ID, banko sąskaita. Šie laukai yra jūsų šablono pagrindas. Jie nesikeičia, todėl juos tiesiog įvesime vieną kartą.
Antrasis žingsnis: Sukurkite šablono struktūrą
Dabar jūs žinote, su kokiais laukais dirbate. Sekantis žingsnis — sukurti šablono struktūrą. Tai reiškia, kad jūs nustatysite, kur kiekvienas laukas bus jūsų dokumentuose. Ne atsitiktinai, o logiškai. Pradėkite nuo viršaus — bendroji informacija, tada specifinė, galiausiai sumos.
Gerai organizuotas šablonas yra kaip gera virtuvė — viskas yra ten, kur turėtų būti. Jūs žinote, kad pienigas visada yra paskutiniame stulpelyje, o datos visada formatuojamos M/D/Y. Tai nėra nuoga, bet tai padeda. Kai viskas yra tvarkoje, jūs netarnaujate dokumentams — dokumentai tarnauja jums.
Sukurkite antraštę
Įdėkite bendrąją informaciją — datą, jūsų pavadinimą, nuorodą
Pridėkite turinio skyrių
Čia eina konkretūs laukai — sumos, aprašymai, sąskaitos
Nustatykite patvirtinimo sekcijas
Parašai, spaudos vietos, data — viskas pabaigoje
Trečiasis žingsnis: Išbandykite ir paprašykite grįžtamojo ryšio
Jūsų šablonas nėra tobulas iš pirmo karto. Ir tai yra normalu. Paimkite vieną dokumentą iš šios savaitės ir pabandykite jį užpildyti naudodami savo šabloną. Kas užtruko ilgiau, nei tikėjotės? Kuri informacija trūko? Kur galėtumėte supaprastinti?
Paprašykite kolegų ar jūsų komandos nario, kuris reguliariai naudoja šablonus, jį išbandyti. Jie pamatys dalykus, kurių jūs nepamatėte. Gal jie siūlys perrūšiavinti laukus. Gal jie pastebės, kad viena sekcija turėtų būti paskutinė. Šis grįžtamasis ryšys yra brangus.
Ketvirtasis žingsnis: Dokumentuokite savo šabloną
Jūs žinote, kaip naudoti savo šabloną. Bet ar jį žinos kiti? Sukurkite trumpą vadovą. Nieko sudėtingo — tik kelis eilutes prie kiekvieno lauko. "Šis laukas yra skaičiuojamas automatiškai." "Šis laukas turi būti žmogaus vardas." "Šis laukas priima tik datas M/D/Y formate."
Dokumentuotas šablonas yra šablonas, kurį galės naudoti kas nors kitas. Naudodokumentavtas šablonas yra šablonas tik jums.
— MokesčiuAI Redakcinis komandas
Tai užims jums maždaug 10 minučių. Ir tai bus geriausios 10 minučių, kurias praleisit. Kai kas nors iš jūsų komandos keisis, jie turės vadovą. Kai jūs bus atostogose, jūsų darbas nebus sustabdytas. Šablonas veiks be jūsų.
